2011年8月4日星期四

上海安裝SCM案例：顛覆傳統弊端，倡導高效協同

上海安裝SCM案例：顛覆傳統弊端，倡導高效協同

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采購信息化：強化核心競爭力，行業領跑的助力器

上海市安裝工程有限公司（簡稱上海安裝）成立于1958年，是上海建工集團的骨干企業之一，公司的主營業務是各類工業及民用建筑的全套機電設備安裝，在安裝行業有相當的影響力，尤其是近年來更是承擔了上海市絕大部分標志性建筑的機電設備安裝業務。公司現有員工3400人，注冊資金8928萬元，年營業額超過11億元。

上海安裝的業務以項目為中心，以往的采購模式都是各個項目組單獨采購，各項目組的材料員根據項目進度，指定要料計劃，并且把要料計劃傳真給目標供貨商，目標供貨商按照需求的時間和數量以及規格進行送貨。這樣的采購模式在一定的程度上達到了快捷和方便，但同時弊端也是顯而易見的：
第一、造成一定程度上采購成本的浪費，因為各個項目分別采購，不能達到數量上的優勢，以得到更優惠的價格；
第二、不便于事后的追蹤和責任的追究，如果因為供貨商沒有按照要求送貨，可以推說傳真沒有收到，沒有證據可查；
第三、容易出錯，因為傳真上的物料編碼一般都是人工填寫，材料的規格和名稱不統一，容易造成同樣一顆材料，但是因為習慣寫法不同，造成供需雙方理解不一致，從而可能影響工程進度。
第四、詢價周期較長

據統計，安裝行業70%以上的成本是采購成本，如果能夠在采購成本上降下來，對公司的整體競爭力以及提升利潤方面的作用都是不言而喻的。

上海安裝高層領導正是因為看到了分項目采購模式的種種弊端，決定成立專門的采購中心，推行集中采購模式，由各個項目組的材料員把要料計劃報給分公司，分公司整理匯總后，上報總公司，由總公司統一和各個供應商進行招標以及談判，通過總公司集中采購，首先達到一個量的優勢，從而減少直接的采購成本，另外因為只需要總公司采購中心和供應商進行采購溝通，間接的采購成本也得到了節約。
伴隨著采購方式的革新，同時需要變更的就是對供應商的管理以及招投標行為的管理。以往的招標方式是由總公司進行統一招標，并且一類材料會選擇多家供應商，但是實際的采購過程中，項目材料員是依照自己的意愿進行供應商選擇（在總公司提供的合格供應商列表內）。實行集中采購之后的招標行為本身沒有改變，但是招標之后，因為實際的采購執行是采購中心進行，采購中心可以從多方面綜合考量供應商的表現，結合價格高低、路程遠近、生產能力等信息，確認一個訂單的目標供應商，這樣一方面可以促進供應商之間的良性競爭，另一方面，也能達到節省采購成本的目的。

新的采購中心、集中管理眾多供應商、采用新招投標流程等等的變化，意味著需要投入更多的管理精力與資源，去固化新流程和摸索新方法等。使用采購軟件來幫助實現管理變革這個方法落入了上海安裝的視線，經過一段時間的充分論證與謹慎考察，最終選擇了明基逐鹿的供應鏈解決方案，希望通過電子采購平臺的建立，把公司內各部門與供應商之間的業務通過電子平臺聯結起來，一方面即固化了現有的集團采購流程，另一方面大大提升了作業效率和反應速度。

隨需應用，打造有行業特色的采購電子平臺

上海安裝的采購供應鏈信息化項目緊緊圍繞用戶要求進行設計，在采購方面，系統設計了申購功能，由各個分公司項目組成員（材料員）進行申購單的維護，維護完畢后，發布給采購中心，采購中心進行審核通過后，才可以建立采購訂單。

上海安裝項目訂單分為兩種類型，一種是直接下達的采購訂單，這種訂單一般面對非項目性物料需求或者某些用量相對比較固定的材料；還有一種是申購轉來的訂單，兩種訂單建立好之后，由采購中心發送給目標供應商，并且和供應商進行訂單的交互。雙方確認之后，才能進行送貨處理。

考慮到上海安裝的部分供應商用戶，可能不能進行網上業務操作，但是這些供應商的業務情況又需要通過系統進行管理，系統設計了供應商是否可以網上業務的屬性，對于不能進行網上業務的供應商，在訂單發布的時候，無須和供應商進行交互，就直接變成可以送貨的訂單，然后采購再把該訂單的信息通過以往的傳真等方式傳給供應商。在供應商送貨時，也采用由分公司項目組直接收貨的方式進行。

進行采購招標時，采購中心發布招標通知到公司網站，所有供應商都可以查看到該招標通告，并且進行報價，供應商進行報價后，采購可以給報價提出反饋意見，并通知合適的供應商前來現場競標。如果采購中心不希望發布的采購需求能被所有人能夠看到，那就可以采用詢報價的方式，選取物料并發送詢價通知給目標供應商，供應商可以通過系統進行網上報價并且發布報價信息，采購中心可以進行接收報價還是拒絕報價的操作。

顛覆傳統業務弊端，高效采購建立新優勢

上海市安裝工程有限公司通過明基逐鹿SCM解決方案的應用，解決了以往詢價周期比較長，并且在詢價期間容易發生的供應商串價問題，目前已經有兩個項目在進行采購管理系統的試用，采購中心也在通過該系統進行一些大件材料的詢報價工作。一方面減少了縮短了詢價周期，另一方面通過設定嚴格的詢價日期時間限制，減少了供應商串價的發生。尤其通過詢價模版的使用，減少了采購中心建立詢價單的麻煩，使詢價變得更為便捷。

之前的采購計劃是通過傳真的方式發給供應商，現在采用采購管理系統之后，首先是各個項目組材料員把采購需求通過系統發給采購中心，采購中心進行審核后，集中進行采購，這樣可以憑借數量上的優勢拿到更優惠的價格以及更優質的服務；而且供需雙方通過采購管理系統進行訂單的交互，避免了以往發傳真的丟失以及供應商對需求不清楚的情形發生。

通過系統提供的物料最低價報表，能夠把各種物料的最低價格以及價格的提供方發給相關的供應商，一方面給以供應商一定?C

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