2011年8月3日星期三

企業招聘如何防范法律風險

企業招聘如何防范法律風險

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招聘是企業人力資源管理過程中一個非常重要的環節。然而，目前很多企業在大力引進人才的同時卻忽視了招聘過程中同樣也會存在著比較重大的法律風險，從而為企業的正常運營埋下了隱患。那么，在企業的招聘過程中，存在哪些法律風險，作為企業的HR又該如何應對呢。

一、招聘信息上有關工作崗位（職責）的描述不詳
大多數企業都通過發布招聘信息進行招攬人才，大多數企業都在招聘信息上對所招聘的崗位、職責等進行了詳細的描述和具體要求，但是仍然有不少企業只做了簡單的敘述，這就為企業埋下了風險隱患。如新員工通過招聘入職后開始進入試用期，在此期間，企業如果發現員工不符合錄用條件，是可以提出解除勞動合同的。但是《勞動合同法》規定：企業需有證據證明，勞動者不符合錄用條件，否則就需承擔無故解除勞動合同的法律責任及后果。而此時，舉證責任完全在企業一方的。

建議意見:
企業可以在招聘信息中對所招聘的崗位（職責）進行詳細的列舉及說明，這樣會在一定程度上降低舉證的難度；企業也可以將招聘信息的內容進行存檔備案，并保留刊登的原件。（但是若招聘信息是通過招聘網站發布的，則取證相對較難）若企業沒有在招聘信息中寫明崗位職責的，可以在員工入職后制作一份詳細的崗位說明書，并由勞動者簽字確認，這樣一旦發生爭議，也可以作為證據資料。

二、不能保證勞動者的知情權
一般情況下，通過面試這個環節，企業對應聘者是否符合工作崗位要求，基本上可以做出一個判斷。但作為用人方，企業也應注意對求職者履行相應責任，從而進一步降低企業的招聘風險。

一些企業在招聘及面試員工過程中，沒有如實告知與勞動者所要從事的工作相關的工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬以及勞動者要求了解的其他情況。而上述內容，根據《勞動合同法》第八條的規定，是屬于企業的告知義務。若企業未按照規定履行上述告知義務，根據《勞動合同法》的相關規定，員工不但可以單方解除勞動合同，而且還可要求企業支付經濟補償金，給企業造成不必要的損失。

建議意見：
企業可以把《勞動合同法》規定的應告知勞動者的內容以書面形式提供給求職者，并要求其簽字確認。除上述內容外，企業還可將主要規章制度加入告知事項中，以免在發生勞動者違紀時，因未能舉證向勞動者如實說明規章制度內容，而陷入尷尬境地。

三、“錄用通知書”的法律風險
“錄用通知”在實務中也有企業稱之為“聘用通知”、“聘用意向書”、“錄取通知”、等。錄用通知書實際上是用人單位向決定錄用的員工單方發出的愿意與其建立勞動關系的一種意思表示。如果在錄用通知中將勞動合同的主要內容交代得很詳細的話，根據合同法的基本原理，這份錄用通知書就構成一項要約。如果應聘者對此項要約做出了承諾，則在雙方之間則達成了一份合同。在這種情況下，企業撤銷錄用通知或者不給勞動者辦理入職手續，則構成違約，需承擔違約責任。因此，建議在發出的錄用通知書中，盡量避免將勞動合同內容寫入其中，可以將意思表達為錄用洽談通知書，從而規避此項風險。

“錄用通知”風險的防范
1、 錄用通知與體檢的順序。建議企業先讓勞動者參加入職體檢，在體檢合格以后再發出錄用通知書。這樣，一方面，因為在錄用通知發出后，如果企業因員工體檢不合格而拒絕錄用的話，則很容易被視為就業歧視，引起訴訟風險；另一方面，也可以降低企業的解聘成本，如果發出錄用通知之后再讓員工體檢，體檢中如果發現勞動者患有某種疾病，則可能會在用工期間產生病假、醫療期等一系列后續問題，加大企業解聘的成本。

2、 錄用通知書失效。實踐中曾發生這樣的情況：企業在發出錄用通知書后，勞動者當時沒有答復或者答復后沒有及時入職，而在幾個月后，拿著錄用通知書前往企業報到。在這種情況下，企業往往已經找到了替代者并且其已在崗位上工作了數月。這種情況企業如何應對呢？建議企業在錄用通知書上加上一條：在接到錄用通知后多少日內未能答復或者前往單位報到的，錄用通知自動失效。

3、 錄用通知書與勞動合同。在實務中，大多數企業在與勞動者簽訂勞動合同以后，對之前發出的錄用通知書不做任何處理。這就存在法律上的風險：如果錄用通知書和勞動合同規定的條款發生沖突，到底以哪一項為準？因為這兩份文件都是企業所提供，實務中，如果做出有利于勞動者的解釋，企業可能遭遇敗訴。因此，建議企業在與員工簽訂勞動合同時約定錄用通知書失效，或者應約定在兩者發生沖突時，優先適用勞動合同條款。

四、不要輕視入職審查
很多企業不注重入職審查，忽略入職審查將給企業用工帶來很大風險：
若企業因未進行入職審查，而招用了與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者，根據《勞動合同法》的規定，無論該用人單位是否知道其招用的勞動者與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同，是否存在過錯，只要存在此類行為，且因該行為對原用人單位造成損失的，該用人單位就應當對其損失承擔連帶賠償責任。

建議企業在勞動者入職時要求其提供與原單位解除勞動關系的證明（若退工單、離職證明等），必要時向原單位求證是否與其解除了勞動關系。同時，企業也應要求勞動者承諾未承擔競業禁止義務

五、應為每位員工建檔案
員工名冊的建立則是企業的一項法定義務。《勞動合同法》第七條規定：用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關系。用人單位應當建立職工名冊備查。對于違反此條的企業，勞動行政主管部門將予以處罰。

企業在建立員工名冊的同時，建議在新員工入職后，企業為每位員工建立員工檔案，記錄員工在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況，人事檔案資料可包括但不限于如下內容（1、應聘簡歷及面試評價表；2、身份證、學歷證書、戶口本復印件；3、背景調查記錄；4、入職登記表；5、體檢表；6、員工轉正工作總結、考核表；7、勞動合同；8、崗位變動記錄；9、薪資調整記錄；10、獎懲記錄；11、保險繳納記錄；12、與公司簽訂的其它合同、協議；13、其它有必要納入檔案的資料；14、辭職申請。）

上述人事資料中，由員工自己提交的，必須要求員工在上面簽字。與此同時，企業在要求員工填寫入職登記表時，可以加上一條：員工保證向單位提供的信息均為本人真實信息，在上述信息發生變化時，及時與人力資源部聯系變更，否則，因此而引發的一切后果由本人承擔。從而避免因信息登記不全而給企業帶來的風險。

以上是企業招聘過程中可能遇到的一些法律風險的提示，誠然，在實際工作中，個案的復雜性遠遠超過理論的敘述，這就需要企業HR在實踐中多加摸索，增強自身的法律意識，為企業避免這方面的損失。

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